Privacyverklaring

Privacyverklaring MHV Evergreen


1. Wie zijn wij?

Deze website wordt beheerd door:

MHV Evergreen
Dr. Albert Schweitzerdreef 431
3146 AP Maassluis

E-mail: [email protected]
Website: www.mhv-evergreen.nl

MHV Evergreen is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Deze verklaring geldt voor websitebezoekers, (jeugd)leden en oud-leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers, trainers/coaches, scheidsrechters, sponsors en andere relaties.

 

2. Welke gegevens verwerken wij?


Wij verwerken onder andere:

  • Contactgegevens: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres
  • Lidmaatschapsgegevens: geboortedatum, team, soort lidmaatschap, KNHB-gegevens
  • Financiële gegevens: IBAN / rekeningnummer voor contributie en betalingen
  • Vrijwilligers- en functiegegevens: rol binnen de vereniging, beschikbaarheid
  • Gegevens van sponsors: contactpersoon, bedrijfsgegevens, contractgegevens
  • Websitegegevens: IP-adres, technische gegevens over je bezoek
  • Foto’s en video’s van activiteiten op en rond de club

Deze gegevens krijgen wij via formulieren, e-mail, de ledenadministratie en bij gebruik van de website.

 

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens voor:

  • het verwerken van aanmeldingen en het voeren van de ledenadministratie;
  • het organiseren van trainingen, wedstrijden en activiteiten;
  • het inplannen en aansturen van vrijwilligers;
  • contributie-inning, sponsorafspraken en financiële administratie;
  • communicatie over de vereniging (bijv. nieuws, schema’s, belangrijke berichten);
  • het beheren en verbeteren van de website;
  • het vastleggen en delen van clubleven via nieuws, foto’s en social media;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

 


4. Op welke grondslag doen we dat?

We verwerken persoonsgegevens op basis van:

  • Uitvoering van een overeenkomst (bijv. lidmaatschap, sponsorcontract);
  • Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplicht);
  • Toestemming (bijv. bepaalde communicatie, cookies, specifiek beeldmateriaal);
  • Gerechtvaardigd belang (bijv. organisatie van sportactiviteiten, algemene verslaglegging, beperkte statistieken).

Wanneer we jouw gegevens op basis van toestemming verwerken, kun je deze toestemming altijd weer intrekken.

 

5. Met wie delen wij gegevens?

We verkopen jouw gegevens niet.

We delen gegevens alleen als dat nodig is met partijen zoals:

  • onze leden- en websiteleverancier (bijv. LISA);
  • de KNHB;
  • hosting- en ICT-dienstverleners;
  • bank, boekhouder of accountant;
  • kledingleveranciers en drukkerijen (indien nodig);
  • overheidsinstanties als wij daartoe verplicht zijn.

 

6. Cookies

Onze website gebruikt cookies om de site technisch goed te laten werken en, indien ingesteld, om gebruik te analyseren.

  • Functionele cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de site.
  • Analytische cookies: voor inzicht in gebruik van de site, waar mogelijk privacy vriendelijk ingesteld.
  • Cookies van derden: bijvoorbeeld bij ingesloten inhoud (zoals video’s).

Je kunt cookies via je browserinstellingen verwijderen of blokkeren. De website kan dan mogelijk minder goed werken.

 

7. Foto’s, video en social media

Tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen worden soms foto’s en video’s gemaakt. Deze kunnen worden gebruikt op onze website, in nieuwsberichten en op social media.

Wij proberen hierbij zorgvuldig om te gaan met de privacy van (jeugd)leden. Wil je niet dat jij of jouw kind herkenbaar in beeld komt, laat ons dat weten; wij proberen daar zo goed mogelijk rekening mee te houden en beelden op verzoek te verwijderen waar dat redelijkerwijs kan.


 

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is:

  • Lid gegevens: in principe tot maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, met uitzondering van gegevens die we langer moeten bewaren (bijv. voor statistiek of historie, vaak geanonimiseerd).
  • Financiële gegevens: minimaal 7 jaar (wettelijke verplichting).
  • Correspondentie: in de regel tot maximaal 2 jaar na afhandeling.
  • Sponsor- en relatiegegevens: tot uiterlijk 2 jaar na het einde van de relatie.
  • Foto’s en video’s: zolang ze relevant zijn voor verslaglegging en clubhistorie, tenzij je om verwijdering vraagt.

 

9. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om jouw gegevens te beschermen, zoals:

  • gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS);
  • beperkte toegang tot systemen;
  • afspraken met verwerkers over beveiliging;
  • regelmatige updates van software.

Heb je het idee dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of is er mogelijk misbruik, neem dan contact op via [email protected].

 

10. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

  • recht op inzage in jouw persoonsgegevens;
  • recht op correctie van onjuiste gegevens;
  • recht op verwijdering (voor zover wettelijk mogelijk);
  • recht op beperking van de verwerking;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens;
  • recht van bezwaar, o.a. tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en tegen gebruik van beeldmateriaal.

Je kunt je verzoek indienen via [email protected]. Wij reageren uiterlijk binnen één maand.

 

11. Minderjarigen

Voor jeugdleden jonger dan 16 jaar richten wij ons primair tot de ouder(s)/verzorger(s). Waar nodig vragen wij hun toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens van het kind.

 

12. Klachten

Ben je het niet eens met hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op.
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.


13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze werkwijze of de wetgeving wijzigt. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bovenaan zie je de datum van de laatste wijziging.

 

14. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over jouw gegevens?

MHV Evergreen
Dr. Albert Schweitzerdreef 431
3146 AP Maassluis
E-mail: [email protected]